Beneficio de personas invitadas a eventos promocionales

Beneficio de personas invitadas a eventos promocionales
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Es posible que una empresa decida invertir en publicidad, y con ello deban incurrir en elevados gastos de alojamiento, alimentación y traslado, en beneficio de personas que tienen el carácter, ya sea, de clientes o proveedores actuales o potenciales, que asisten en calidad de invitadas a eventos organizados con fines promocionales o de publicidad. Ante esta situación, los contribuyentes se ven en la obligación de probar ante el SII la necesidad del gasto y, la relación de éste con el giro del negocio. En el siguiente blog abordaremos los requisitos necesarios para que los gastos por este concepto sean aceptados. 

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Requisitos para acreditar gastos en beneficio de personas invitadas a eventos promocionales o de publicidad.

Los contribuyentes que incurran en gastos de alojamiento, alimentación y traslado en beneficio de personas, residentes en Chile o en el extranjero, que asistan en calidad de invitadas, como clientes o proveedores actuales o potenciales, a eventos con fines promocionales o de publicidad, podrán facilitar la prueba de los mencionados desembolsos, llevando un “Registro de Invitados de Negocios” y una “Planilla de Gastos por Invitados de Negocios”.

Estas planillas tendrán el carácter de declaración jurada simple, deberán ser firmadas por el contribuyente o su representante legal o, habilitado para estos efectos y estar a disposición del Servicio de Impuestos Internos cuando éste lo requiera.

El “Registro de Invitados de Negocios” y las “Planillas de Gastos por Invitados de Negocios” no requieren ser timbradas ante el Servicio de Impuestos Internos, es decir, podrán registrarse en papel o en documentos computacionales, siempre y cuando cumplan con los requisitos anteriormente señalados.

  • Registro de invitados de negocios

Para estos efectos se entenderá por “invitados de negocios”, a las personas que sean convocadas por el contribuyente a un evento que tenga por objeto exponerles el desarrollo de negocios o para darles a conocer bienes producidos o distribuidos por él, con fines de promoción o publicidad, sea que provengan del extranjero o del territorio nacional.

En el “Registro de Invitados de Negocios” deberá anotarse cada evento que se realice y en el cual se incurra en los gastos a que se refiere esta Resolución, dentro de los doce primeros días del mes siguiente a aquél en que haya finalizado la reunión o evento correspondiente.

El “Registro de Invitados de Negocios” deberá contener, respecto de cada una de las personas que asistan en calidad de invitadas al evento, los siguientes datos:Nombre completo / RUT o número de pasaporte, en su caso / Nacionalidad / Señalar la empresa para la cual trabaja si tiene la calidad de dependiente o, en su caso, consignar que se trata de un invitado independiente / RUT de la empresa en que se desempeña el invitado dependiente o identificación tributaria de la empresa del país respectivo por la cual asiste el invitado extranjero / Giro de la empresa o giro que corresponda al invitado independiente, en su caso / Cargo que ocupa el invitado en la empresa en que trabaja / Indicar el domicilio de la empresa en el caso de un invitado dependiente o, el domicilio particular, si éste es independiente / Dirección de correo electrónico, si lo tuviere / Fecha de entrada y salida del país, del invitado del extranjero / Motivo de la invitación.

  • Planillas de Gastos por Invitados de Negocios

Las “Planillas de Gastos por Invitados de Negocios” deberán confeccionarse dentro de los doce primeros días del mes siguiente a aquél en que haya finalizado el evento y contener los siguientes antecedentes:Numeración correlativa / Fecha del gasto / Descripción del gasto / Cuenta contable y número del comprobante en que se registra el gasto / Nombre y RUT del proveedor del bien o servicio / Número y fecha de la factura o documento de respaldo, en su caso / Moneda en que se efectuó el gasto / Monto neto / Monto de IVA, si procediera / Nombre de el o los beneficiarios del gasto.

Las anotaciones consignadas en la “Planilla de Gastos por Invitados de Negocios”, deberán contar con la documentación para su respaldo.

Las facturas deberán contener detalle de fechas y cantidades a que corresponden los consumos o servicios. Adicionalmente, respecto de gastos de hospedaje, el contribuyente deberá solicitar al proveedor del servicio, que indique en la factura o en un documento anexo a ésta, el nombre de los pasajeros hospedados y el periodo de estadía.

Asimismo, cuando se trate de pasajes cancelados para traer y/o retornar a las personas invitadas y a los expositores, los documentos respaldatorios deberán ser emitidos por la empresa prestadora del servicio, y deberán indicar, al menos el nombre del pasajero, la fecha del viaje, y las ciudades de embarque y desembarque.

El “Registro de Invitados de Negocios” y las “Planillas de Gastos por Invitados de Negocios” no requieren ser timbradas ante el Servicio de Impuestos Internos, es decir, podrán registrarse en papel o en documentos computacionales, siempre y cuando cumplan con los requisitos anteriormente señalados.

 

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Fuente: SII

 

 


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