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Muchas de las personas emprendedoras que se aventuran a darle vida una PYME no cuentan con estudios avanzados en contabilidad, e incluso para muchos de ellos esta es un área completamente desconocida. Si bien en muchos casos se puede y debe contratar a un contador para que le lleve la contabilidad formal, es importante que el emprendedor tenga claras algunos conceptos, requisitos, obligaciones, etc. a fin de tener control sobre todas las áreas de su negocio y colaborar eficientemente con el experto para no incurrir nunca en irregularidades que puedan violentar la ley o bien afectar las finanzas de su negocio.
Entonces, la primera pregunta que debemos responder es ¿qué es la contabilidad y qué busca? Bueno, la contabilidad es una disciplina que estudia la realidad económica, el patrimonio y las finanzas de entes, empresas, organizaciones, etc. y se hace mediante una serie de procedimientos estandarizados, a fin de reflejar de forma esquematizada la actividad económica de la organización.
Llevar una contabilidad adecuada le permite a los administradores y/o dueños de los negocios a responder en tiempo real preguntas como:
Tener esa información al día es elemental para poder tomar decisiones rápidas y efectivas para mejorar su rendimiento económico, en relación a futuras compras, contratación de recurso humano, nuevas inversiones, planes de ahorro, etc. Ahora que se ha expuesto, aunque laxamente, la importancia de llevar una contabilidad al día y adecuada, procedemos a explicar ciertos puntos a tomar en cuenta.
Podría parecer abrumante para las personas que desconocen los sistemas contables tratar de adentrarse en esta disciplina. Pero la buena noticia es que hoy día existen muchos softwares o programas disponibles para facilitarle la vida -¡al menos contable!- a los pequeños y medianos empresarios. Estos están disponibles en línea y muchos de ellos son incluso gratuitos. También existen algunos que tienen un costo bastante bajo, pero que dentro del servicio incluyen “soporte técnico”, que en ocasiones puede ser necesario para su negocio. Algunos de estos programas son:
Ahora, dependiendo del tipo de forma jurídica que tenga la empresa, tiene ciertas obligaciones adicionales. Pero en general es recomendable llevar al día a) los libros de compras y ventas, b) Libros auxiliares (mayor, diario, inventarios, FUT), c) Estados financieros como Balance General, d) Estados de Resultado, entre otros. En algunos casos los libros pueden ser electrónicos, a través del portal “Mypyme” del SII.
En todo caso, siempre es de suma importancia asesorarse con expertos en la materia, ya que el tema de contabilidad toca temas tan importantes como los tributarios, laborales, etc. Y hoy día existe normativa incluso internacional para la estandarización de los procesos contables.
